Vous n'avez pas vu vos cousins depuis très longtemps et avez décidé de les réunir tous, pour une semaine de vacances ensemble, histoire de plonger dans les souvenirs de l'époque où vous vous retrouviez tous chez Mamy pour des étés mémorables. Le seul hic c'est que, comme vous, ils ont grandi et sont maintenant mariés, pères ou mères de famille et que de 8 cousins, on est passé à une trentaine de personnes à loger, nourrir et amuser. Une organisation sans faille s'impose !

1- Anticipez votre réunion de famille

Vous allez devoir prendre en compte les impératifs de chacun, mais également les disponibilités des prestations que vous voudrez réserver. Aussi, ne vous y prenez pas au dernier moment, au risque d'être déçu et de devoir repousser à l'année suivante ! De plus, une réunion de famille s'organise une bonne année à l'avance afin que chacun puisse prévoir ses congés en conséquence.

2- Questionnez

Pour ne froisser personne, mieux vaut connaitre les possibilités et préférences de chacun concernant les dates et destinations, le nombre de personnes prévues avec la répartition en terme d'âges (adultes et enfants), les types d'hébergement et de restauration sollicités, ainsi que le budget pouvant être consacré à cette semaine de vacances ensemble. Envoyez un questionnaire reprenant ces éléments et demandez un retour rapide. Dès réception, synthétisez et ressortez deux ou trois tendances. Et si les réponses sont vraiment disparates, faites une moyenne !

3- Proposez

En fonction des tendances qui se sont dégagées, effectuez une recherche d'hébergement. Il s'agit évidemment de la partie la plus difficile car il faut que les critères de la destination et de l'hébergement correspondent aux envies exprimées, prennent en compte le nombre et l'âge des personnes ainsi que le budget prévu. Repérez deux ou trois sites et hébergements, rédigez un descriptif succinct de chacun, puis proposez à vos invités de voter. En attendant, n'oubliez pas de poser une option sur les hébergements pour éviter qu'ils ne vous passent sous le nez ! Eventuellement, repérez sur une même destination, plusieurs types d'hébergement qui pourront correspondre à plusieurs invités.

4- Arbitrez

Tout le monde a voté et exprimé ces attentes. C'est à vous maintenant de prendre une décision et d'arbitrer ces choix. Le principe d'un vote démocratique est qu'il y a des gagnants... mais aussi des perdants ! Ce qui signifie que vous allez forcément décevoir certaines personnes qui ne pourront pas venir pour telle ou telle raison. Mais rassurez vous, elles ne vous en voudront pas car leur avis aura malgré tout été pris en compte.

5- Réservez

Les arbitrages effectués, il n'y a plus qu'à avertir les invités, leur faire confirmer leur venue puis à contacter l(es)' hébergeur(s) pour réserver et définir les dernières modalités. Attention, à ce stade des arrhes devront être envoyées. Donc, deux solutions : soit vous payez l'ensemble et demandez à vos invités de vous faire parvenir la somme correspondant à leur prestation. Soit chacun paie sa part. Il n'y a plus qu'à donner aux invités la date de réglement et le montant dû. A vous de voir...

6- Profitez

Un an plus tard... Tout le monde est là et vous profitez de chacun de ces moments. N'oubliez pas de prendre des photos pour prolonger et proposez, pourquoi pas, de créer un site internet partagé qui permettrait à chacun de suivre les aventures des autres via blogs et photos. Une façon simple et ludique de rester en contact constant avec vos 8 cousins et leurs familles.